さまざまな工程が必要なDMの発送を代行サービスに依頼すれば、多くの労力や時間を削減できるでしょう。しかし、依頼する業者の選定をミスすると思わぬ失敗につながることもあります。そこで本記事では、DMの発送代行を依頼する際に起こりがちな失敗とその対策についてまとめました。具体的な失敗例や対策法をあげながらくわしく解説します。
ありがちなDM発送代行に関する失敗例
まずは、DM発送代行で起こりがちな失敗例4つを紹介します。
予定よりも料金が高くなる
まずは、予定よりも料金が高くなってしまうというものです。DM発送代行の料金は、どの業者に依頼するかによって異なります。なかには、コスパ重視で「業界最安値」を掲げる業者に依頼したのにもかかわらず、発送の段階になって追加料金を請求されたというケースもあります。
とくに、封入内容が複雑な場合、オプション料金が予想外に高くなることがあるので注意が必要です。また、定形外のDMを発送されたために送料が上がってしまったというケースもあります。
情報が漏洩してしまう
次に、顧客の情報が漏洩してしまうというものです。これは、宛名リストの管理が徹底できていない代行業者に依頼した際に起こりがちな失敗例だといえます。
顧客の名前や住所を漏洩させることは、会社の信頼を失うことにつながります。また、たとえ情報を漏洩させたのがDM代行業者であっても、法的なペナルティを受ける、クレーム対応に追われるといったデメリットを受けるのは依頼した側の会社です。
緊急時の対応が遅れる
緊急時の対応が遅れることも挙げられます。このような失敗は、DM発送代行業者の営業担当と作業担当が別でうまく連携がとれていない場合に起こりがちです。緊急時にすぐ対応できないと小さなトラブルが大きくなってしまうこともあるので注意が必要です。
適切に発送してもらえない
依頼したDMが適切に発送してもらえないという失敗もあります。名前の間違いに気づかずに発送しまう、別の住所にDMを送ってしまうといった失敗は、会社の信頼を失うことにもつながるのでとくに注意が必要です。
また、あまりないパターンではありますが、依頼したDMが一部発送されていなかったといったトラブルもあります。
DM発行を代行業者に依頼する際に気をつけるポイント
ここからは、DMの発送を代行業者に依頼する際に気をつけるべきポイントについても解説します。
最終的にかかる料金の確認をしておくこと
DMの発送を代行する業者の中には「業界最安値」といったキャッチフレーズで料金の安さをアピールしている業者も多いものです。しかし、それらの業者のなかには、基本料金は安く設定してオプションをつけるごとに追加料金を加算していく業者もあります。
そのような業者に依頼した場合、最終的に支払う料金が予想外に高くなってしまったという失敗が起こります。失敗を防ぐためには、基本料金で依頼できる内容をしっかりと確認しておくことや、オプションの内容と金額を事前に把握しておくことが大切です。
また、見積もり書には最初から最後までしっかりと目を通し、よく分からない点についてあらかじめ質問しておくことも重要です。
なお、定形外のDMを発送されて料金が上がってしまったというトラブルを防ぐには、定型郵便のルールをよく理解している業者に依頼するのがポイントです。また、デザインのデータを確認してくれる業者もおすすめです。
プライバシーマークを取得している業者か確認すること
Pマークともよばれるプライバシーマークを取得できるのは、個人情報を適切に管理している事業者だけです。
DMの発送代行を依頼する際には顧客の宛名リストを預ける必要があり、ずさんな管理で個人情報が漏洩してしまえば大きなトラブルにつながります。そのため、個人情報を保護する体制が整っている業者を選ぶことはとても大切です。
DMの発送代行をワンストップで行う業者を選ぶこと
先述したように、DM発送代行業者の営業担当と作業担当が別でうまく連携がとれていない場合、緊急のトラブルにすばやく対処できないことがあります。
このような問題を防ぐには、DMの作成・発送はもちろん、申し込みの受付や返戻処理、問い合わせ対応などをワンストップで行っている業者を選ぶとよいでしょう。
チェック体制の整っている業者、出荷伝票を送ってくれる業者を選ぶこと
DMの印字ミスは、個人情報漏洩や顧客からの信頼低下につながります。ミスに気づかずにDMを発送してしまうのを防ぐためには、こまやかにDMをチェックしてくれる業者を選ぶとよいでしょう。
その際、どの程度のチェックが可能か、チェック作業に料金はかかるのかなども確認しておくと安心です。また、DMの一部が発送されていなかったといったトラブルを防ぐには、発送後に出荷伝票を送ってくれる業者を選ぶことがポイントです。
まとめ
DMの発送代行サービスを依頼すれば、効率的に自社の製品やサービスをアピールすることができます。ただ、業者ごとに料金設定やサービス内容は異なります。思わぬ失敗をしないためは、どのような料金でどのようなサービスが受けられるのかをよく調べておくことが大切です。この記事では、DMの発送代行を依頼する際に起こりがちな失敗とその対策について、具体的な失敗例や対策法をあげながらくわしく解説しました。ぜひ参考にしてください。
