顧客の反応や売上向上など、さまざまな効果が期待できるDM。顧客の個人情報を利用してDMの発送を行う際は、個人情報保護法の把握が重要です。本記事では、DM個人情報管理で知っておきたい法律と実務のポイントについて紹介していきます。基礎からわかりやすく解説しているので、DMの発送を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
DM発送においては「個人情報保護法」の把握が重要
住所や電話番号、氏名、メールアドレスといった顧客の個人情報を使用してDMを発送する際は、個人情報保護法の把握が非常に重要です。顧客の個人情報を適当に取り扱うと、大きなトラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。ここでは、個人情報保護法についてくわしく解説していきます。
個人情報とは
個人情報とは、氏名や生年月日、住所、顔写真、指紋、声紋、歩行態様などの個人を識別できる情報のことです。DMで使用する情報の中では、氏名や電話番号、住所、会員番号、生年月日、メールアドレスなどが個人情報に該当します。
個人情報保護法とは
個人情報保護法とは、個人情報の有用性に配慮しつつ個人の権利や利益を守ることを目的に作られた法律のことです。時代の流れに合わせて、これまで3度の大きな改正が実施されています。
個人情報保護法では、どのような情報が個人情報に該当するのか、個人情報の取り扱い方などに関するルールが定められています。法人の場合、個人情報保護法に違反すると1億円以下の罰金が科せられるので、個人情報を取り扱う際は十分な注意が必要です。
個人情報管理において企業が気をつけるべきポイント
個人情報管理において、企業が気をつけるべきいくつかのポイントをまとめて紹介します。顧客の個人情報の収集を行う前に、必ず確認しておきましょう。
流出しないよう管理する
個人情報を取り扱う際は、必ず流出しないよう適切に管理する必要があります。紙で管理する場合は鍵のかかる保管庫で保管すること、データで管理する場合はセキュリティ対策ソフトを導入することなどが適切な管理に当たります。暗号化やパスワードの設定などを用いて、厳重に管理しましょう。
無断で使用することはできない
個人情報は、自社で収集したものであっても、相手の許可なしに無断で使用することはできません。何かしらの用途で利用する場合は、必ず利用目的を通知する必要があります。
たとえばDMの発送に使用するのであれば、事前にDMの発送に使用する場合があると伝えなければいけません。個人情報を収集した後で利用目的を変更する場合にも、必ず通知を行う必要があります。
無断で第三者に渡さない
顧客から収集した個人情報は、基本的に顧客の許可なしに無断で第三者に渡してはいけません。DM発送業者や他社へ渡すことを考えている場合は、必ず個人情報を取得する際に本人に通知したうえで許可を得る必要があります。
すでに第三者への提供の許可を得ずに収集した個人情報がある場合は、必ずDM発送業者に依頼する前に顧客に通知を行いましょう。
プライバシー認証
プライバシー認証とは、個人情報の取り扱い体制が適切かを評価する制度です。個人情報を取り扱う際にプライバシー認証を取得しなければいけないルールはありませんが、適切な管理を行うためにもプライバシー認証の取得を目指すことがおすすめです。
さまざまな種類のプライバシー認証が存在するので、DMの発送目当てで個人情報を取り扱う際は、ぜひチェックしてみてください。
DM代行業者に依頼する場合も確認が必須
DMの発送をDM代行業者に依頼する場合にも、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、DMの発送をDM代行業者に依頼する場合に確認すべき重要なポイントをまとめて紹介します。プロである代行業者に依頼するからといって機密情報である顧客の個人情報管理を適当に行ってはいけません。
プライバシー認証を受けているか
依頼するDM発送業者を選ぶ際は、プライバシー認証を受けているかをチェックしましょう。DMの発送を行うために、必ずしもプライバシー認証を受ける必要はありませんが、プライバシー認証を受けている業者のほうが信頼できる信用情報取り扱い体制が整っているといえます。
業者への依頼を検討する際は、業者ホームページからプライバシー認証を受けているか確認してみてください。なおプライバシー認証には、プライバシーマークやISMS、ISO27001、ISO27017などの種類があります。
社内ルールを作成しておく
DM発送業者に依頼する場合でも、社内での個人情報の取り扱いには十分な注意が必要です。データの流出を防ぐためにも、取り扱いマニュアルなどを用意しておくとよいでしょう。
まとめ
本記事では、DM個人情報管理で知っておきたい法律と実務ポイントについてくわしく紹介しました。DMの発送経験がない場合や、顧客の個人情報の取り扱いに慣れていない場合はDM代行業者への依頼がおすすめです。DM代行業者とは、DMの発送を専門としている業者であり、DMの作成から発送までを一貫して対応しています。とくにDMの発送数が多い場合は、社内で対応するとなると相当なリソースが必要になるので、DM代行業者に任せてしまうことがおすすめです。なお、DM代行業者に依頼する場合にも顧客の個人情報管理は適当にしてはいけません。本記事がDM発送を検討している方のお役に立てれば幸いです。
