大量のDMを発送する際は、印刷物だけではなく、宛先データの整理や封入、発送方法の確認など多くの作業が必要です。準備不足のまま進めると、宛名の間違いや発送の遅れが起こる可能性もあります。予定どおり届けるためには、発送日から逆算して準備することが大切です。本記事では、大量のDM発送をスムーズに進めるポイントを紹介します。
DM発送前に必要な準備を整理する
大量のDMを扱う場合は、発送直前にまとめて作業するのではなく、必要な工程を事前に整理しておくことが重要です。誰に何をいつ届けるのかを明確にし、宛先データや印刷物を早めに準備しましょう。発送数が多いほど、小さなミスが大きな手戻りにつながる場合があります。
発送する目的と対象を決める
まずはDMを送る目的と対象者を整理しましょう。新商品の案内、キャンペーンの告知、既存顧客へのお知らせなど、目的によって送る相手や掲載する内容は変わります。保有している住所へ一斉に発送するのではなく、内容を届けたい相手を考えることが大切です。
また、発送予定数を早い段階で把握しておけば、印刷部数や必要な資材、作業時間も見積もりやすくなります。対象者を絞る場合は、どの条件で発送先を選ぶのかも決めておきましょう。目的と対象が明確になれば、その後の準備を進めやすくなります。
宛先データを整理する
DM発送では、宛先データの正確さが重要です。住所や氏名に誤りがあると、DMが届かなかったり、別の相手へ送ってしまったりするおそれがあります。古い住所が残っていないか、同じ人が重複して登録されていないかなどを発送前に確認しましょう。
また、氏名や郵便番号、住所などの入力形式が統一されていないと、宛名作成時に修正が必要になる場合があります。大量発送では1件ずつ確認する負担も大きくなるため、普段から顧客情報を整理しておくことが大切です。データを外部へ渡す場合は、個人情報の取り扱いにも注意しましょう。
発送日から逆算して予定を立てる
キャンペーンやイベントの案内を送る場合は、届けたい日を基準にスケジュールを考えます。印刷、宛名作成、封入、発送にはそれぞれ時間が必要です。内容の修正や印刷物の納品が遅れる可能性も考え、余裕をもった日程を組みましょう。
とくに発送数が多い場合、社内で一度に作業できる量には限界があります。発送直前になって人員を集めるのではなく、各工程に必要な日数や担当者を決めておくと安心です。締切だけではなく途中の確認日も設定しておけば、進捗を把握しやすくなります。
封入から発送までの作業方法を決める
宛先と印刷物がそろったら、封入や宛名貼付などの作業を進めます。大量発送では同じ作業を繰り返すため、途中で内容物を入れ間違えたり、作業済みのDMと未作業のDMが混ざったりする可能性があります。作業を始める前に手順を決めておきましょう。
封入する内容を統一する
封筒に案内状やチラシなど複数の印刷物を入れる場合は、何を何枚封入するのか明確にします。作業者によって入れる順番や内容が違うと、封入漏れが起こりやすくなるため、作業を開始する前に完成したDMを見本として用意しておくと、内容を確認しやすくなります。
また、発送先によって内容物を変える場合は、対象者ごとに資材を分けるなど、混在を防ぐ工夫が必要です。大量の封入作業では、単純な工程ほど思い込みによるミスが起こる可能性があります。
作業スペースと人員を確保する
社内でDMを準備する場合は、印刷物や封筒を広げられる作業スペースが必要です。通常業務で使用するデスクだけでは場所が足りず、書類が混ざる可能性もあります。作業前、作業中、完成後のDMを分けて置ける場所を確保しましょう。
また、発送数に対して充分な人員がいるかも確認します。大量のDMを短期間で仕上げようとすると、通常業務を圧迫する場合があります。社員が何時間作業する必要があるのかを想定し、社内で対応できる量なのか判断することが重要です。
発送方法を事前に確認する
DMの形状や重量、発送数などによって利用できる発送方法や料金は異なります。印刷物を作成した後で希望する方法を利用できないと分かれば、予定を見直す必要が出てしまいます。封筒やはがきのサイズ、厚さなどを含め、準備段階で条件を確認しましょう。
また、発送から到着までの日数も考える必要があります。特定の日までに届けたい案内であれば、発送日には余裕を持もたせることが大切です。料金だけで決めず、DMの内容やスケジュールに合った方法を選びましょう。
大量発送では外部サービスの利用も検討する
発送数が増えるほど、宛名作成や封入、発送などに必要な時間も増えていきます。社内で対応すると本来の業務に使える時間が減る場合もあるでしょう。作業量が多い場合は、DM発送を代行するサービスへ任せる方法も選択肢のひとつです。
社内で対応する作業量を確認する
まずは1回のDM発送にどれだけ時間がかかっているのか確認しましょう。印刷物の準備だけではなく、データ整理や封入、発送後の片付けまで含めて考える必要があります。
発送数が少ない場合は社内でも対応しやすい一方、数千通など規模が大きくなれば多くの人員が必要になる場合があります。発送頻度についても確認し、定期的に大量発送をするなら、作業方法そのものを見直すことがおすすめです。
発送代行を利用する範囲を決める
DM発送代行では、印刷や宛名作成、封入、発送などを依頼できます。すべてを任せる方法だけではなく、一部の工程を依頼する方法もあるため、社内で負担になっている作業を整理し、どこから外部へ任せるのか検討しましょう。
また、顧客情報を扱うため、依頼先の個人情報管理やデータの受け渡し方法の確認も重要です。料金だけではなく、対応できる作業内容や納期なども比較し、自社の発送計画に合うサービスか判断しましょう。
発送後の結果も次回へ活かす
DMは発送して終わりではなく、反応を確認すると次回の計画を立てやすくなります。問い合わせや申し込みなど、目的に応じた反応を確認しましょう。宛先不明で戻ってきたDMがあれば、顧客データを更新する必要があります。
発送結果をデータ整理や対象者選びに反映し、次のDM発送をより進めやすい状態へ整えておくことが大切です。
まとめ
大量のDMをスムーズに発送するには、発送直前に作業を始めるのではなく、目的や対象者を決めたうえで早めに準備することが大切です。宛先データは住所の誤りや重複がないか確認し、印刷や封入に必要な時間も含めて発送日から逆算して予定を立てましょう。社内で作業する場合は、封入内容や手順を統一し、充分なスペースと人員を確保する必要があります。また、発送数が多く通常業務への負担が大きい場合は、印刷や封入、発送などを代行サービスへ任せる方法もあります。発送後は届かなかった宛先や反応を確認して顧客データを整え、次回の発送準備を効率よく進められる状態につなげましょう。
